답변이 늦어 죄송합니다.

공동주택관리규약이란 것은 주민들의 편의와 공익을 위해 지정된 것 입니다.따라서 일반적으로는 자치규약에서 정한 사항을 따르셔야 하며, 만약 변경사항이 있을 경우 해당기관에 이를 통보하셔서 절차를 밟아 처리하셔야 합니다.위반하시더라도 특별한 규제는 없으나 해당 사실통보와 함께 관련규정을 참고하여 개정여부를 판가름하게 됩니다.

공동주택관리규약은 공동주택관리령에 의하여 인정되는데 공동주택관리규약에 의하면
第9條 공동주택관리규약  ① 공동주택의 입주자등은 공동주택의 관리 또는 사용에 관한 공동주택관리규약(이하 "관리규약"이라 한다)을 정하여야 한다. <개정 98.12.31>
② 공동주택의 분양후 최초로 제정하는 관리규약은 사업주체가 당해 공동주택을 분양받은 자와 제8조제7항의 규정에 의한 관리계약을 체결하는 때에 제안하여 당해 공동주택을 분양받은 자의 과반수(당해 공동주택의 분양예정세대수의 과반수를 말한다)의 서면합의로 결정하고, 그 개정은 당해 공동주택의 10분의 1이상의 입주자등 또는 제10조제1항의 규정에 의한 입주자대표회의가 제10조제6항제1호의 규정에 의하여 제안하여 공동주택의 입주자등의 과반수의 찬성을 얻어 결정한다. <개정 83.6.10, 94.8.3, 98.12.31>
③ 관리규약에는 다음 각호의 사항이 포함되어야 한다. 다만, 공동주택의 입주자외의 자의 기본적인 권리를 해하는 사항이 포함되어서는 아니된다. <신설 83.6.10, 94.8.3, 99.10.30>
1.입주자등의 권리 및 의무
2.입주자대표회의의 구성 및 운영과 그 구성원의 의무 및 책임
3.관리비•사용료 및 특별수선충당금의 세대별부담액산정방법•징수•보관•예치및 그 사용절차와 이를 납부하지 아니한 자에 대한 조치
4.자치관리를 할 경우 자치관리기구의 구성•운영 및 업무와 직원(관리사무소장을 포함한다. 이하 같다)의 자격요건•인사•보수 및 책임
5.회계관리와 회계관계직원의 책임 및 의무(회계관계 임직원의 재정보증에 관한 사항을 포함한다)
6.공동주택의 전유부분 및 공용부분의 구분과 그 관리책임 및 비용부담
7.관리규약을 위반한 자 및 공동생활의 질서를 문란하게 한 자에 대한 조치
8.제5조제3항 각호의 행위에 대하여 관리주체가 동의를 하는 경우 그 동의기준
9.동별대표자의 자격•선임•해임 및 임기
10.동별대표자에 대한 업무추진비의 지급여부 및 그 금액
11.각종 공사 및 용역의 발주와 물품구입의 절차
12.회계감사
13.공동주택의 관리로 인하여 발생한 수입의 용도 및 사용절차
14.기타 공동주택의 관리에 필요한 사항으로서 건설교통부령이 정하는 사항
④ 관리규약은 입주자의 지위를 승계한 자에 대하여도 그 효력이 있다.
⑤ 도지사는 공동주택의 입주자등의 보호와 주거생활의 질서유지에 필요한 범위안에서 제1항의 관리규약에 관한 준칙을 정할 수 있다. <개정 94.8.3, 98.12.31>
第9條의2 분쟁조정위원회  ① 시장등은 공동주택등의 관리와 관련한 분쟁의 조정에 관한 자문에 응하게 하기 위하여 분쟁조정위원회를 구성•운영할 수 있다.
② 분쟁조정위원회의 구성•운영 등에 관하여 필요한 사항은 당해 지방자치단체의 조례로 정한다. [본조신설 99.10.30]라고 규정되어 있습니다.

따라서 관리비에 새로운 비용조항을 추가하기 위해서는 공동주택관리규약의 개정이 필요하고 이에는 입주자 과반수의 찬성이 있어야 합니다. 그러므로 메일의 내용상 규약개정에 필요한 의결정족수가 미달된 것으로 보입니다. 그럼에도 불구하고 이를 강요시에는 광역자치단체에 구성된 분쟁조정위원회에 이를 상정하셔서 해결하시면 될 듯합니다.

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